Out of the crowd, extraordinary, network, connection, structure, organization...

لم يكن التعهيد الخارجي في الماضي ركيزة أساسية في البنية الإستراتيجية لمؤسسات القطاعين العام والخاص في الشرق الأوسط، ونظرًا لإدراك مزايا التعهيد الخارجي ومعرفتها جيدًا، فقد سعت المؤسسات إلى عقد شراكات مع موفرين لخدمات التعهيد الخارجي بموجب اتفاقيات خدمات مدارة ومشاريع مشتركة. وتجدر الإشارة إلى أن هذا النهج بشكل عام يعمل جيدًا، حيث ساهم في تمكين المؤسسات المحلية من الحفاظ على مراقبة العقود المتعلقة بالبنية التحتية والبيئات والأفراد و الأطراف ذوي العلاقة ، كما أنهفيما يتعلق بالمشاريع المشتركة تُقدم للمؤسسة فرصة محتملة للاستفادة من أي نمو إيجابي في قيمة كيان المشروع المشترك.

وعلى الرغم من ذلك، فإن المناخ المالي في الشرق الأوسط في الوقت الراهن، والضغوط المفروضة على المؤسسات التي تجبرها على خفض رؤوس الأموال والنفقات التشغيلية، مع الحفاظ في الوقت ذاته على مستويات الخدمات أو تحسينها هي أمور تشير إلى أن عام 2016 سيكون العام الذي تبلغ فيه عمليات التعهيد الخارجي مرحلة النضج في الشرق الأوسط وتبدأ في أن تؤتي ثمارها المرجوة المتعلقة بتمكين المؤسسات من تقديم خدمات أفضل مع خفض التكاليف.

إذا كانت مؤسستك تدرس اللجوء إلى عمليات التعهيد الخارجي في عام 2016، فقد ناقشنا ثلاثة اعتبارات رئيسية يتعين تقييمها والعمل من خلالها قبل التقدم في إبرام أي اتفاقية تعهيد خارجي مع موفر الخدمات المفضل لديك.

1– لماذا تقوم بعمليات التعهيد الخارجي؟

من الضروري للغاية تحديد أهداف مؤسستك المنشودة من الصفقة والحصول على إجماع إداري كبير دعمًا لتلك الأهداف. هل تقوم بعمليات التعهيد الخارجي من أجل خفض التكاليف؟ هل تهدف إلى تسهيل التغيير المؤسسي؟ هل تهدف إلى توفير الموارد؟ إذا كان هناك أسباب متعددة، فعليك التفكير في الدوافع الحقيقية وراء عمليات التعهيد الخارجي وما العلاقة بينهما؟

ستساعدك إجابات هذه الأسئلة على تحديد الموضوعات الرئيسية التي سيتعين عليك معالجتها وإعداد إجابات ملائمة لها.

2– ما هو نطاق الخدمات التي تقوم بإجراء عمليات التعهيد الخارجي لها؟

هل يتوفر لدى مؤسستك فهمًا واضحًا لما يلي:

  • النطاق – نطاق الخدمات التي ترغب المؤسسة إجراء تعهيد خارجي لها.
  • مستوى الخدمات – البدائل لقياس أداء تلك الخدمات من قبل طرف ثالث.
  • التكاليف – التكاليف التي تتكبدها الآن والتي من المحتمل تكبدها خلال مدة الاتفاقية المتوقعة في حالة استمرار تلك الخدمات.

وفي الغالب فإن الشركات التي تقوم بعمليات التعهيد الخارجي تبدأ هذه العمليات قبل تجميع هذه المعلومات المهمة أولاً، ومن المؤكد أنهم سيكونون أقل حظًا نتيجة لذلك. ومن واقع تجاربنا، فإن المؤسسات التي يمكنها وصف افها وتعين نطاقها وتحديد المقاييس المتعلقة بمستوى الخدمة وبيانات مستوى الخدمة التراكمية فضلاً عن تحديد التكاليف الأساسية ستكون في مكانة أقوى لإبرام صفقة يمكن من خلالها تحقيق الفوائد والمدخرات المتوقعة للمؤسسة.

3- تنفيذ عملية شراء تنافسية

إننا ندرك أن تنفيذ عملية شراء تنافسية يتطلب من المؤسسة تخصيص الكثير من الوقت والموارد والمجهود لمشروع تعهيد خارجي، ولكن عند مقارنتها بالالتزام المسبق “المصدر الوحيد”، أي تحديد موفر خدمة واحد في البداية والتفاوض مباشرة معه، يبدو جذاب و فعال من الناحية الاقتصادية، الا أن تحديد مصدر واحد ينتج عنه اقتصاد زائف، ومن واقع تجربتنا فإن تلك العملية تستغرق وقتًا أطول وتكاليفًا أكثر وينتج عنها نتائج أقل ملائمة بالنسبة للمؤسسة التي  تسعى إلى التعهيد الخارجي إذا ما قورنت بعملية تنافسية. إننا نؤكد بشدة أنه بإمكان أي مؤسسة استخدام عملية شراء لخفض الوقت والتكلفة اللازمين لإبرام عقد يوفر حماية أفضل لمصالح المؤسسة كما هو موضح في الشكل التخطيطي التالي.

 

الحد من المخاطر من خلال عمليات الشراء الفعالة

Picture1